Klingen Sie nicht unhöflich: Die Kunst der höflichen Geschäfts-E-Mail

Direktheit vs. Höflichkeit

In vielen Kulturen (insbesondere in Deutschland oder Osteuropa) wird Direktheit geschätzt. Sie zeugt von Effizienz. Sie könnten schreiben: “Senden Sie mir den Bericht bis Freitag.”

In der englischsprachigen Geschäftskultur klingt dies jedoch wie eine Forderung oder sogar ein Befehl. Dies kann Beziehungen zu Kunden oder Kollegen beschädigen, die es als aggressiv empfinden.

Um ein erstklassiges professionelles Image zu wahren, müssen Sie „Weichmacher“ (Softeners) beherrschen.

Die 3 Regeln der Höflichkeit

1. Beginnen Sie niemals mit „I want“ (Ich will)

Einen Satz mit “I want” zu beginnen (z. B. “I want to cancel the meeting”) klingt wie eine Forderung eines Kleinkindes.

Besser: “I would like to cancel…” (Ich möchte absagen…)
Am besten: “Could we possibly reschedule the meeting?” (Könnten wir das Meeting möglicherweise verschieben?)

2. Verwenden Sie Modalverben (Could / Would / May)

Modalverben schaffen eine Distanz zwischen Ihnen und der Aufforderung, was gleichbedeutend mit Höflichkeit ist.

❌ „Check the attachment.” (Überprüfen Sie den Anhang.)
✅ „Could you please check the attachment?” (Könnten Sie bitte den Anhang überprüfen?)
✅ „Would you mind taking a look at the attached file?” (Würde es Ihnen etwas ausmachen, einen Blick auf die angehängte Datei zu werfen?)

3. Der „Passiv“ für Probleme

Wenn Sie auf einen Fehler hinweisen müssen, wirkt die Verwendung von „You“ (Sie) wie eine Anschuldigung.

❌ Aggressiv: „You made a mistake in the invoice.” (Sie haben einen Fehler in der Rechnung gemacht.)
✅ Diplomatisch: „It seems there is a small error in the invoice.” (Es scheint ein kleiner Fehler in der Rechnung zu sein.)
✅ Professionell: „The invoice appears to be incorrect.” (Die Rechnung scheint nicht korrekt zu sein.)

Der „Aufruf zum Handeln“ (Call to Action)

Das professionelle Beenden einer E-Mail ist genauso wichtig wie ihr Beginn. Versuchen Sie anstelle eines trockenen “Waiting for your reply,” (Warte auf Ihre Antwort) Folgendes:

“I look forward to hearing your thoughts.” (Ich freue mich darauf, Ihre Gedanken zu hören.)
“Please let me know if you have any questions.” (Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben.)

Kleine Änderungen in Ihrer Formulierung können einen großen Einfluss darauf haben, wie Ihre Autorität wahrgenommen wird. Wenn Sie die E-Mail-Kommunikation Ihres Teams überprüfen möchten, kontaktieren Sie mich für einen Unternehmensworkshop.