停止聽起來粗魯：禮貌商務郵件的藝術

直接性 vs. 禮貌

在許多文化中（尤其是在德國或東歐），直接性受到重視。它表現出效率。你可能會寫：「週五前把報告發給我。」

然而，在英語世界的商業文化中，這聽起來像一個要求，甚至是一個命令。這可能會損害與客戶或同事的關係，因為他們可能認為這具有侵略性。

為了保持高級專業的形象，你需要掌握「軟化劑」（Softeners）。

禮貌的 3 條規則

1. 絕不要以「我想要」（I want）開頭

用 “I want” 開頭（例如， “I want to cancel the meeting”）聽起來像是一個幼兒在提要求。

• 更好： “I would like to cancel…” （我想取消…）
• 最佳： “Could we possibly reschedule the meeting?” （我們是否可以重新安排會議時間？）

2. 使用情態動詞 (Could / Would / May)

情態動詞在你和請求之間創造了距離，這等同於禮貌。

• ❌ 「Check the attachment.」 （檢查附件。）
• ✅ 「Could you please check the attachment?」 （您能檢查一下附件嗎？）
• ✅ 「Would you mind taking a look at the attached file?」 （您介意看一下所附的檔案嗎？）

3. 針對問題的「被動語態」

當你需要指出一個錯誤時，使用「You」（你）會讓人感覺像是一種指責。

• ❌ 侵略性： 「You made a mistake in the invoice.」 （你發票開錯了。）
• ✅ 外交性： 「It seems there is a small error in the invoice.」 （發票上似乎有一個小錯誤。）
• ✅ 專業性： 「The invoice appears to be incorrect.」 （發票似乎不正確。）

「行動呼籲」（Call to Action）

專業地結束郵件與開始郵件同樣重要。不要使用生硬的 「Waiting for your reply,」 （等您回覆），試試以下表達：

• 「I look forward to hearing your thoughts.」 （期待聽到您的想法。）
• 「Please let me know if you have any questions.」 （如果您有任何問題，請告訴我。）

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